管理職の経験から学んだ稟議書の書き方って?

お仕事

企業に勤めていると、幾度となく自分が考えた企画を実行するため、稟議書や企画書をまとめ経営層に説明する機会があります。みなさんはどの様な構成で稟議書や企画書を書かれているでしょうか?

今回は、私が会社で学んだ稟議書の書き方について話をしていきます。

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大義をしっかり説明していますか?

私は、稟議書の中で一番大切な事はストーリーがしっかりしている事と考えています。

ストーリーを展開していく事によって、「この会社で何故、今この企画を実行する事が大切なのか?」と、いう理由をしっかりと説明されている事が重要と考えています。

以下の4ステップでストーリーを展開するのが完結で分かり易い稟議書になります。

  1. 課題の定義
  2. この企画の意義(大義)
  3. 販売計画
  4. リスクの説明

そして、ストーリー展開で重要なのが、ステップ2.この企画の意義(大義)です。この大義が経営層に納得できるものでなければなりません。

大義を納得させる材料を提供するのが、前段の 1.「課題の定義」のステップです。ステップ1では市場データの数字やあなたの企業の持っている数字を使いながら、読んでる人や聞いてる人に反論されず、同意される様に資料をつくる必要があります。会社が抱えている課題を明確にする材料を集めて行くのです。

ここまで、方法を説明して参りましたが、方法を説明するだけでは、「なんのこっちゃ」ですよね

正直、例題がないと理解しずらいと思います。

なので、稟議書を説明する時のストーリーを例題をあげて解説していこうと思います。

やはり例題は、ITの文脈が良いかと思いますので、

次に、「モバイルアプリケーション開発のツールの導入」の稟議の承認をもらうという設定で話を進めていきます。

STEP1.課題の定義

今回、ご承認頂きたい事は、「モバイルアプリケーション開発ツールの導入」です。

ここ3年、企業のアプリケーション開発への投資は、Webアプリケーションの開発投資から、モバイルアプリケーションの開発投資へと推移しています。さらに、ここ3年間のモバイルアプリケーション開発の市場規模は10倍にも成長していますし、今後の3年の市場規模もさらに拡大していくものと考えます。(市場データを使って解説

これは、企業がデジタルビジネスの開発投資をモバイルアプリケーション開発に比重を置いていると言う現れでもあります。

一方、当社のWebアプリケーション開発が開発案件のほぼ全てであり、モバイルアプリケーション開発への取り組みは、他の競合会社と比較しても遅れていると言わざるを得ません。(会社内のデータを使って解説

ここまでがステップ1.「課題の定義」です。

この会社の抱える課題は、成長分野であるモバイルアプリケーション開発への参入が遅れているという事がわかります。

次に大義を示すわけですが、基本的にはポジティブに説明していく事が求めらます。ネガティブな表現は心象が良くないのでおすすめできません。

STEP2.この企画の意義(大義)

続いて、STEP1で市場のデータを活用し、課題を明確にしましたので、STEP2では大義いわゆる「課題を解決するのが何故大切なのか?」という事を明確に述べていきます。

では、例題を続けます。

今後、当社が顧客のデジタルビジネスの開発投資案件を獲得するためには、モバイルアプリーケション開発に取り組む必要があります。

これが、開発ビジネスの拡大の鍵であると考えます。

今回、モバイルアプリケーション開発ツールを導入する事で、当社の強みであるWebアプリケーション開発のノウハウや開発者を、モバイルアプリケーション開発に転用する事ができる様になります。

つまり、モバイルアプリケーション開発ツールの導入によって、競合他者との遅れを取り戻すだけではなく、当社の強みを活かしながら、モバイル分野のアプリケーション開発ビジネスの拡大を目指せるものと考えます。

ここまでは、大義の説明です。

STEP.1  課題:モバイルアプリケーション開発ビジネスの遅れ

STEP.2 解決策:モバイルアプリケーション開発ツールの導入

大義:弱みを強みに変え今後のモバイルアプリケーション開発のビジネスの拡大を狙う

販売計画は企画をした人の意思の現れです

稟議書や企画書を書き慣れてない人がやりがちなのは、

会社の市場のシェア X CAGR(市場成長率)= 販売計画 と書いてしまいます。

これじゃ、あなたの意思が数字に表現されてませんよね!

数字は、あなたの情熱が反映してしてるものと考えてください。

ですから、販売計画はコンサバな計画でもよくないし、あまりに突飛で根拠のない販売計画でも良くありません。

コンサバな計画では、経営層からは、企画に対するあなたの意欲を消極的と捉えられてしまいます。

一方、突飛で根拠のない販売計画では、経営層からは市場をしっかり分析しているか疑わしいとの疑念を抱かれてしまいます。しっかり、市場のデータから、販売計画の根拠となる材料を考慮し、ある程度アグレッシブな販売計画が良いと思います。

販売計画はバランスが重要です。

リスクをしっかり説明しよう

最後のパートは、リスクの説明です。販売計画が達成できなかった場合に、リスク(コスト)はどの様に考えたら良いのか?また、最悪の場合、途中で計画を撤退する時はどの様に考えるべきなのか?をしっかりと説明する必要があります。

やはりビジネスはリスクをマネジメントしながら、利益を最大化する様にビジネスを進める事が大切だと思います。

稟議書では、最大のリスクをとらざるを得ない事態になった時の「損」はどれくらいなのかを、経営層に説明する事が重要ですよね。

 

 

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